Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Hückelhoven
Zugangseröffnung
Die Stadt Hückelhoven bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und der Möglichkeit der Anmeldung mit dem BundID Konto bietet Ihnen die Stadt Hückelhoven die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Die Stadt Hückelhoven eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen:
Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte elektronische Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.hueckelhoven.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden. Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen formlosen Vorgängen möglich. Wir empfehlen die Verwendung dieser Online-Formulare, da die eingetragenen Daten im Gegensatz zu einfachen E-Mails verschlüsselt an die Verwaltung übertragen werden.
Zentrale E-Mail-Adresse
Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:
Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Mitarbeiter, welche für die formfreie Kommunikation zur Verfügung stehen.
Wenn Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, sollten Sie bedenken, dass die Informationen möglicherweise auf dem Transportwege von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden könnten.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass außerhalb der Virtuellen Poststelle keine gesicherte Kommunikation mit der Stadt Hückelhoven angeboten wird. Es wird empfohlen keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mailadressen der Stadt Hückelhoven zu senden.
Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein. Diese Form ersetzt die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).
Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Für formgebundene Schreiben können Sie unsere Virtuelle Poststelle nutzen, welche Ihre Daten verschlüsselt an die Stadt Hückelhoven übermittelt. Dabei sind die dort vorgegebenen Formulare zu nutzen und die Dokumente als Anlage beizufügen. Sie erreichen die Virtuelle Poststelle über folgenden Link:
Bei dieser Art der formgebundenen Kommunikation müssen Sie ihr Dokument (Anlage) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen. Die Stadt Hückelhoven unterstützt nur die von der Bundesnetzagentur akkreditierten Signaturverfahren. Eine vollständige Liste der Zertifizierungsanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur:
Zertifizierungsdiensteanbieter
Alle anderen Formulare und E-Mail-Adressen der Stadt Hückelhoven sowie von Mitarbeitern der Stadtverwaltung werden für einen rechtsverbindlichen Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere Formulare oder E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen wahren können.
Dateiformate
Möchten Sie Dateianhänge an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Hückelhoven nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
- Bilddateien (.jpg, .gif, .tif, .bmp)
Sämtliche Dateien der Microsoft-, als auch Open bzw. Libre Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise z. B. in ein .pdf Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.
In der Virtuellen Poststelle können maximal 5 Anlagen hoch geladen werden. Die Größe der entgegengenommenen Dokumente wird auf 10 Megabyte pro Anlage beschränkt.
Wenn Sie der Stadt Hückelhoven eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.
Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), bitte ich, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an das Hauptamt der Stadt Hückelhoven, Herr Loogen, Telefon: 02433 – 82 104.
elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen übermitteln Sie bitte an die E-Mail-Adresse erechnung@hueckelhoven.de .